Monika Haake

Teamsitzungen vorbereiten – gestalten – nachbereiten

Leit(d)en Sie noch oder moderieren Sie schon? ■ Teamsitzungen sind ein hervorragendes Instrument, um den Informationsfluss zwischen Kita-Leitung und Mitarbeitenden, aber auch zwischen den Teammitgliedern zu sichern. Größter Vorteil: Alle Mitarbeitenden sind zeitgleich auf dem gleichen Informationsstand. Deshalb sollten Teamsitzungen regelmäßig stattfinden. »Notwendiges Übel«; »Palaverstunden« oder »Interessante, effektive Veranstaltung«? – Wie Mitarbeiter/innen Teamsitzungen bewerten, hängt davon ab, wie gut sie vorbereitet und umgesetzt werden. Es geht um Handwerkszeug, das sich Leitungen und Teams aneignen können.

Zunächst muss die Frage gestellt werden, bis zu welcher Teamgröße eine Teamsitzung überhaupt noch effizient sein kann. Übersteigt die Mitarbeiterzahl die Größe 15, sollte das Team in 2 Gruppen (z.B. Kita-Team und Krippen-Team) geteilt werden. In der Praxis hat sich ein Turnus von 14 Tagen bewährt. Das gesamte Team (bei Splittung) trifft sich alle 4 bis 6 Wochen.

Aus der Generationenforschung wissen wir: Ältere Mitarbeiter/innen sind zu Beginn der Woche besonders leistungsfähig, da sie das Wochenende für die Erholung nutzen. Jüngere Kollegen sind montags manchmal müde, weil das Wochenende gern für Partys etc. genutzt wird. Um allen Generationen gerecht zu werden, eignen sich der Dienstag oder Mittwoch am besten. Bei der Uhrzeit gibt es kaum Unterschiede, denn die Teamsitzung kann in der Regel erst NACH der Betreuungszeit stattfinden – meistens zwischen 17.00 Uhr und 19.00 Uhr. Das stellt eine besondere Herausforderung dar, denn nach einem langen Arbeitstag folgt nun noch eine Teamsitzung.

1. Schritt: Teamsitzung vorbereiten

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in die Tagesordnung mit ein. Bewährt hat sich ein Flipchart im Mitarbeiterzimmer, auf dem die Mitarbeiter/innen Wünsche und Themen eintragen. Wichtig ist es auch, Zeitfenster für die einzelnen Themen einzuplanen. Bei zu vielen Themen lassen Sie priorisieren (z.B. mit Klebepunkten) – jede/r Mitarbeiter/in erhält fünf Punkte und legt somit fest, welche fünf Themen ihm/ ihr besonders wichtig sind. Markieren Sie das Thema, das aus Ihrer Leitungssicht unbedingt besprochen werden muss.

Vergeben Sie »Jobs« innerhalb des Teams: z.B. Moderator/in, Protokollant/ in, gute Seele (kümmert sich um Wohlfühlklima), Küchenfee (übernimmt Verpflegung), Zeitwächter, Bewegungsmotivator etc. Hilfreich kann eine Checkliste sein, die auch gleichzeitig die Protokollvorlage ist. Achtung: Bei Kitas mit QM-Systemen gibt es meistens eine Protokollvorlage. Es gibt aber keinen »Zwang«, Protokolle am PC zu schreiben. Das dauert viel zu lange und ist nicht notwendig.

2. Schritt: Teamsitzung einleiten (warm up oder cool down)

Beginnen Sie mit einer teamfördernden und humorvollen Methode. Es gibt gerade für Kitas viel Literatur mit Methoden (siehe Literaturhinweise). Wichtig ist, dass diese bewegend stattfinden, um dem Müdigkeitsfaktor am späten Nachmittag vorzubeugen.

Eine Methode, die immer Spaß bringt, heißt »Der alltägliche Wahnsinn«. Sie benötigen vier Gegenstände (z.B. Tennisball, Kuscheltier, Figuren etc.) Ablauf:

Gefühlekarten in der schön gestalteten Mitte sind als Einstieg auch eine Möglichkeit, man sollte sie aber nicht überstrapazieren. Manche Mitarbeiter/ innen reagieren darauf schon leicht genervt.


Eine Frage der Haltung
  • Bringen Sie Leichtigkeit und ein bisschen Unterhaltungswert in eine Teamsitzung – das hebt die Stimmung.
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden die Teamsitzung lachend beginnen und lachend verlassen.
  • Als Führungskraft sind Sie nicht der Vorturner, auch nicht der Dirigent. Nehmen Sie eine moderierende Haltung ein – Sie lenken und steuern, bereichern mit Methoden und Techniken – damit fördern Sie die Beteiligung.
  • Reagieren Sie auf Killerphrasen (»Das haben wir aber immer so gemacht«) geschickt mit Fragen (z.B. »Was spricht Ihrer Meinung nach dagegen, mal etwas Neues auszuprobieren«).



3. Schritt: In die Themen einsteigen

Oft ist es wichtig, dass sich die einzelnen Kleinteams gegenseitig informieren, was aktuell ansteht und welche Informationen für andere Gruppen von Bedeutung sind. Das kann beispielsweise als »Bericht aus den Teams« geschehen: Pro Team spricht ein Mitglied max. 2 Minuten. Danach kommt der Bericht der Leitung (Neuigkeiten vom Träger etc.). Wichtig ist, dass zuerst die Teammitglieder sprechen und danach die Leitung. Das erhöht die Aufmerksamkeitsspanne.

Manchmal sind Fachthemen Bestandteil der Teamsitzung. Dann bietet es sich an, durch eine kurze Einführung den Hintergrund zu erläutern, WARUM das Thema relevant ist und welchen NUTZEN es bringt. Eine kleine Präsentation, ein Filmbeitrag oder mitgebrachte Fachliteratur können den Einstieg erleichtern. Das muss nicht Leitungsaufgabe sein. Nutzen Sie das Expertenwissen Ihrer Mitarbeitenden oder laden Sie sich Experten (z.B. Fachberater/innen) ein.


4. Schritt: In der Teamsitzung Ideen sammeln und sortieren

Vielleicht stehen mal wieder ein Sommerfest, ein Jubiläum oder auch eine Jahresplanung an. Meistens geht es darum, schnell Ideen zu sammeln und dabei alle Teammitglieder einzubinden. Wenn Sie auch die »Stillen« erreichen wollen, eignen sich Methoden, bei denen ALLE mitmachen (keine Zurufe – hier melden sich immer die gleichen Miterbeiter/innen zu Wort). Geeignete Methoden sind:


5. Schritt: In Teamsitzungen Entscheidungen treffen

Partizipatives und demokratisches Führen (Wichtige Anforderungen an Führungskräfte) zeigt sich besonders in Teamsitzungen. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in Entscheidungen ein und lassen Sie ihnen den Vortritt. Nur wenn Ihre Mitarbeitenden tatsächlich wollen und selbstbestimmt entscheiden, werden Sie auch tun.

Abstimmungsmethoden:

6. Schritt: Ergebnisse der Teamsitzung sichern Verfahren

 Motto: »So viel wie nötig, so knapp wie möglich. Seitenlange Protokolle liest kein Mensch.« Protokollieren Sie in Stichpunkten die Ergebnisse und Vereinbarungen. Fotografieren Sie Flipchartaufzeichnungen oder Erarbeitungen an der Moderationswand. Ihre jungen Smartphoneanhänger/innen übernehmen diese Aufgabe gern. Das spart Zeit und Papier.

Seiten aus 69378004 KiTa ND 2020 04 Innenteil haake.pdf

7. Schritt: Teamsitzung abschließen

Wichtig ist, die Teamsitzung positiv abzuschließen. Fassen Sie am Ende die wichtigsten Erkenntnisse und Vereinbarungen zusammen. Bedanken Sie sich für die aktive Mitgestaltung, danken Sie den »Jobinhabern« (siehe 1. Schritt) für das tolle Engagement und enden Sie mit einer humorvollen Aktion: vielleicht ein Witz, ein lustiges Video, eine schöne Geschichte zum Abrunden oder ein Spiel.

Hier ein paar Tipps:

Mein Favorit (klappt immer und bringt riesengroßen Spaß mit Suchtfaktor) – das Ferrero-Schnippspiel: Sie benötigen eine große Wasserflasche (unbedingt Plastik) und pro Person eine Rocher Kugel. Die Flasche steht auf dem Tisch. Die Kugel wird auf den Flaschenverschluss gelegt. In einem Abstand von mindestens 5 Metern (Flure oder Außengelände nutzen) laufen alle im schnellen Schritt mit vorgestrecktem Arm an der Flasche vorbei und müssen mit Daumen und Mittelfinger die Kugel wegschnippen. Klingt einfach … lassen Sie sich überraschen, wie es abläuft. Wer es schafft, behält die Kugel. Wer nicht, stellt sich hinten wieder an.

Fazit

Mit einer guten Struktur, Ideen für humorvolle und teamfördernde »Einlagen« und abwechslungsreiche Methoden/Techniken in der Moderation werden Ihre Teamsitzung effektiv (=wirkungsvoll) und effizient (=mit verhältnismäßig geringem Aufwand viel erreichen).

Weiterführende Literatur


Übernahme des Beitrags mit freundlicher Genehmigung aus
KiTa Aktuell ND, 4-2020, S. 92-94

AdmirorFrames 2.0, author/s Vasiljevski & Kekeljevic.

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